Det er en betingelse for at udbetale rejse- og befordringsgodtgørelse, at arbejdsgiveren fører kontrol med at grundlaget for skattefriheden er tilstede. Det betyder omvendt også, at lønmodtageren skal give arbejdsgiveren alle de oplysninger, som er nødvendige for kontrollen, og at arbejdsgiveren derefter gennemfører en kontrol.
Der stilles følgende dokumentationskrav til udbetaling af skattefri befordringsgodtgørelse:
- Modtagerens navn, adresse og CPR-nummer
- Angivelse af om egen bil (eller motorcykel, cykel, knallert, 45-knaller, scooter) er benyttet.
- Kørslens erhvervsmæssige formål
- Dato for kørslen
- Kørslens mål med eventuelle delmål
- Angivelse af antal kørte kilometer
- De anvendte satser
- Beregning af befordringsgodtgørelsen
Der stilles følgende dokumentationskrav til udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse:
- Modtagerens navn, adresse og CPR-nummer
- Rejsens erhvervsmæssige formål
- Rejsens start- og sluttidspunkt
- Rejsens mål med eventuelle delmål
- De anvendte satser
- Beregning af rejsegodtgørelsen
I begge tilfælde skal punkterne være synligt kontrolleret af arbejdsgiveren, for eksempel i form af underskrift, stempel eller fejlrettelse.
OBS!:
Stikprøver er ikke tilstrækkeligt. Alle punkter nævnt ovenfor skal kontrolleres for alle medarbejdere, der får skattefrie godtgørelser.
Det er administrativt tungt – men opfyldes kravene ikke, er godtgørelserne skattepligtig A-indkomst for medarbejderen.
Konsekvens af fejl:
Finder myndighederne blot en enkelt fejl (et krav, der ikke er opfyldt) hos en enkelt medarbejder, kan det gå ud over alle medarbejdere i virksomheden, der har fået udbetalt skattefrie godtgørelser. Det kan blive rigtig dyrt for arbejdsgiver.
Relaterede kurser:
Personalegoder og Skattefri godtgørelser
Løn & Personale 2020
Relaterede netværk:
