Den ny vejledning indeholder nyheder og præciseringer:
Samtykke som grundlag for databehandling vil sjældent være gyldigt i ansættelsesforhold på grund af det ulige magtforhold mellem arbejdsgiver og den ansatte. Selvom det ikke er umuligt, skal arbejdsgiveren være forsigtig med at bruge samtykke som behandlingsgrundlag i forbindelse med rekrutteringsprocessen.
Vejledningen præciserer også, hvornår reglerne om databeskyttelse gælder for udveksling af referenceoplysninger. Elektronisk udveksling af oplysningerne vil altid være omfattet af reglerne, mens mundtlig videregivelse af oplysningerne kun er omfattet, hvis de er eller vil blive registreret elektronisk.
I forhold til indhentelse af referenceoplysninger skal behandlingsgrundlaget findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, for offentlige arbejdsgivere eller i artikel 6, stk. 1, litra f, for private arbejdsgivere. Behandlingsgrundlaget for videregivelse af referenceoplysninger vil efter en konkret vurdering være ”interesseafvejningsreglen” for både offentlige og private arbejdsgivere. Desuden vil følsomme oplysninger som udgangspunkt ikke længere kunne videregives ved udveksling af referencer.
Vejledningen påpeger også, at arbejdsgiveren skal informere ansøgere om, at der vil blive indhentet referencer, fra hvem og hvornår, samt sikre, at ansøgeren er indforstået med dette.
Hvad angår indhentelse af straffeattester, skal det ske i forhold til en konkret ansættelsessituation eller for visse stillingskategorier, og kun når rekrutteringsforløbet er fremskredent og ansøgeren er i betragtning til stillingen.
Arbejdsgiveren kan løbende indhente straffeattester om ansatte på samme måde som ved ansøgere, men kun hvis det er sagligt og proportional og lovgivningen kræver det.
Medarbejderfotos kan offentliggøres med hjemmel i interesseafvejningsreglen i artikel 6, stk. 1, litra e (for offentlige arbejdsgivere) eller artikel 6, stk. 1, litra f (for private arbejdsgivere), når det er nødvendigt og proportionalt til formålet.”
Relevant kursus
