En juridisk ajourføring af personalehåndbogen skal sikre, at virksomhedens politikker og procedurer er i overensstemmelse med de gældende love og regler.
Ny ansættelsesbevislov er vedtaget den 11. maj 2023 og får indvirkning på mange ansættelseskontrakter og potentielt personalehåndbogen, som en integreret del af kontrakten.
Ny ferielov og nye barselsregler er vedtaget. Også disse ændrede lovregler vil betyde at personalehåndbogen efter omstændighederne skal tilrettes.
Nye bæredygtighedsregler er på vej fra EU. Disse regler kommer til at få omfattende indflydelse på virksomheders politikker om bæredygtighed. Som en del af bæredygtighedsbegrebet indgår også sociale forhold (S´et i ”ESG”) og herunder personaleforhold (ligebehandling og inklusion).
Herunder gennemgås de nyeste lovvedtagelser inkl. ændringer via EU lovgivning mv., som potentielt vil påvirke indholdet af personalehåndbogen.
Ny lovgivning om ansættelseskontrakter:
Ansættelsesbevisloven er ændret med virkning fra 1. juli 2023. Ændringerne får betydning for størstedelen af ansættelseskontrakterne. Som en integreret del af ansættelseskontrakten vil det være nødvendigt, at gennemse de områder af personalehåndbogen, som regelændringerne vedrører.
Nye lovkrav om løngennemsigtighed i ansættelsesforhold og nye EU stardarder om ligebehandling:
Ny EU lovgivning – ”løngennemsigtighedsdirektivet” – har den betydning, at virksomheder fremover skal redegøre og dokumentere for lønforskelle mellem køn med det formål at mindske løngabet. Endvidere implementeres nye EU standarder om bæredygtighed indenfor personaleforhold, herunder ligestilling i alle ansættelsesforhold, der vedrører ”ligebehandling og mangfoldighed”. EU standarderne, har virkning fra efteråret 2023. Se nedenfor om ”EU standarder om mangfoldighed og inklusion”
Arbejdsmiljøregler – nye regler om krænkelser og seksuel chikane mv.:
Nye regler om forebyggelse mod seksuel chikane er vedtaget i 2023. I den forbindelse kan det være nødvendigt med en tilpasning af personalepolitikker om krænkelser på arbejdspladsen.
Arbejdstidsregler:
Med nye EU standarder på vej (efteråret 2023 – om bæredygtighed), vil håndtering af arbejdstidsregler indgå i en bæredygtighedsvurdering for den enkelte virksomhed. Regler for arbejdstid er endvidere underlagt EU´s arbejdstidsdirektiv og indeholdt i dansk lovgivning, som fastlægger en maksimal arbejdstid, hviletidsbestemmelser mv. Mange virksomheder arbejder med fleksibel arbejdstid og fritidsordninger, som giver mulighed for at tage fri i bestemte perioder.
Persondata i ansættelsesforhold:
Datatilsynet tilpasser løbende sine vejledninger således at de til enhver tid afspejler gældende lov og retspraksis. Ny whistleblowerlovgivning om anmeldelse af bl.a. lovovertrædelser, har også indvirkning på virksomhedens håndtering af persondata.
For at beskytte de ansattes persondata og sikre overholdelse af persondataforordningen (GDPR) er det vigtigt, at arbejdsgivere har politikker på plads, som beskriver, hvordan de vil behandle persondata i ansættelsesforhold. Dette gælder f.eks. i forhold til politikker om fortrolighed om persondata, politik om dataindsamling og behandling vedrørende ansatte, politik om brug af persondata i forbindelse med afskedigelse, om adgang til ansattes persondata mv.
Nye EU – standarder om mangfoldighed og inklusion:
Nye EU standarder om bæredygtighed træder i kraft fra efteråret 2023. Begrebet ”bæredygtighed” omfatter også bæredygtighed i ansættelsesforhold og herunder bæredygtighed gennem ligebehandling på arbejdspladser (forbud mod diskrimination). Disse bæredygtighedsregler skal sikre at virksomheder arbejder for mangfoldighed og inklusion fra rekruttering, i det løbende ansættelsesforhold og i en afskedigelsessituation.
For at opfylde EU´s ny bæredygtighedsstandarder, vil virksomheden skulle beskrive sine politikker om mangfoldighed og inklusion. Herunder indgår politikker, som skal sikre ligestilling mellem medarbejdere uanset køn, race, religion, nationalitet, seksuel orientering mv.
Ferieloven:
Med vedtagelse af den ny ferielov er regler for optjening og afholdelse af ferie ændret markant. Personalehåndbogen bør opdateres for at afspejle disse seneste ændringer.
Feriefridage:
Hvis virksomheden tilbyder feriefridage, bør dette også beskrives i personalehåndbogen, herunder antallet af fridage og reglerne for optjening og afholdelse af feriefridage.
Barselsloven:
Personalehåndbogen bør beskrive de regler og bestemmelser, der er fastsat i barselsloven, herunder reglerne om barselsorlov, forældreorlov, forældrepenge og barselsdagpenge.
Barselsorlov:
Personalehåndbogen bør beskrive, hvordan medarbejdere kan ansøge om barselsorlov og hvilke regler, der gælder for denne type orlov. Oplysninger om lægelige attester, varighed af orloven, opsigelsesvarsler og lignende kan f.eks. medtages.
Forældreorlov:
Personalehåndbogen bør også beskrive reglerne om forældreorlov og hvilke rettigheder og pligter der er forbundet med denne type orlov. Det kan omfatte oplysninger om ansøgningsprocedurer, varighed af orloven og opsigelsesvarsler.
Barselsdagpenge:
Personalehåndbogen bør også beskrive reglerne for barselsdagpenge og hvordan medarbejdere kan ansøge om disse ydelser.
Kursus:
Personalehåndbogen – en juridisk ajourføring
- oktober i Vejle og 26. oktober i København
