Formålet med kurset er: “At gøre dig mere effektiv i din hverdag og spare
dig for meget spildtid”.
Formålet er ikke at give dig et kendskab til den generelle brug af
Outlook, men derimod at give dig et kendskab til, hvordan Outlook anvendes
optimalt i forhold til nedbringelsen af “tidsrøverne”.
På kurset vil du ved hjælp af Outlooks mangeartede muligheder, få styr
på dine mange mails. Her vil du blive introduceret til principper, der vil
gøre din indbakke overskuelig og dermed let medgørlig.
Du vil lære at identificere opgaver og prioritere disse korrekt ved
anvendelse af opgavedelen til alle dine opgaver. Du vil også lære at skabe
integration, mail og opgaver systemerne i mellem, så de via denne integration,
giver dig overblik.
Anvendelsen af kalenderen vil også være en central del i
det, at gøre dit brug af Outlook effektiv.
Forudsætninger
Kurset henvender sig til personer, der
dagligt anvender Outlook, og ønsker værktøjer til at gøre arbejdet i Outlook
overskueligt. Der kræves et grundlæggende kendskab til programmet.
Kursusindhold
Post
- Håndtering af e-mails
- Principper for e-mails i Indbakken – teori om håndteringen af e-mails
mm.
- Styring af Mails med regler (fordele/ulemper)
- Hurtige trin til rutineopgaver
- Opfølgning på e-mail (flag i forskellige farver)
- Nedbringelse af forstyrrende elementer
- Søgning i én mappe eller alle mapper
- Søgemapper
- Opsæt forsinkelse på afsendelse af dine mails med f.eks. 1-2 minutter
- Gem og genbrug “rutine tekster” med genvejselementer
- Tilbagekaldelse af e-mails
Kalender
- Hurtige måder til oprettelse af aftaler til kalenderen
- Tilbagevendende aftaler (uge, måneder, kvartal, år)
- Opret aftaler direkte fra en e-mail
- Søgning i aftaler
- Anvendelse af kategorier til at skabe overblik med
- Indlæggelse af helligdage
Opgaver
- Introduktion til den elektroniske og dynamiske opgaveblok
- Hurtige måder til oprettelse af opgaver
- Prioriter opgaverne på en effektiv måde – delvis inspireret af General
Eisenhower
- Opret opgaver direkte fra en e-mail i Indbakken
- Afsæt tid i kalenderen til dine opgaver – samspil mellem opgaver og
kalender
- Tilbagevendende opgaver
- Justering af standardvisningerne for opgaver
- Tildel opgaver til andre – modtage tildelte opgaver
- Se andres opgaver
