Dokumentation er afgørende: Analyse af nye huslejenævnsafgørelser om istandsættelseskrav

Nye afgørelser fra Huslejenævnet understreger, at solid dokumentation og fakturaer er afgørende for udlejers istandsættelseskrav ved fraflytning.

Indledning: Kampen om depositummet

Tvister om istandsættelse ved fraflytning udgør en betydelig del af sagerne for landets huslejenævn. For lejere står depositummet på spil, mens det for udlejere handler om at få dækket legitime udgifter til at genetablere lejemålets stand. En række nye afgørelser fra huslejenævnene kaster lys over de afgørende faktorer, der afgør udfaldet af disse sager. Gennem en dybdegående analyse af seks nylige afgørelser, baseret på de fulde afgørelsestekster, tegner der sig et klart mønster: Nøglen til succes for udlejer ligger i minutiøs dokumentation og overholdelse af lejelovens formelle krav, mens lejeres chancer forbedres, når udlejers krav er uspecificerede, udokumenterede eller urimelige.

Den veldokumenterede udlejer får medhold

En gennemgående tendens i de nye afgørelser er, at udlejere, der har styr på dokumentationen og de processuelle regler, i vidt omfang får medhold i deres krav. To sager illustrerer, hvordan selv simpel, men klar, dokumentation kan være tilstrækkelig. I begge sager fandt Huslejenævnet, at udlejers krav var berettiget, da de nødvendige arbejder udsprang af lejers vedligeholdelsespligt. I den ene sag lagde nævnet afgørende vægt på fotodokumentation og fastslog kortfattet: "Huslejenævnet finder det på baggrund af de fremlagte fotos dokumenteret, at lejerne er fraflyttet lejemålet med et istandsættelsesbehov som krævet i fraflytningsrapporten." Læs resumé af afgørelsen. I en lignende sag var det fraflytningsrapporten, der var omdrejningspunktet, hvor nævnet konkluderede, at det var "veldokumenteret, at lejerne er fraflyttet lejemålet med et istandsættelsesbehov som krævet i fraflytningsrapporten." Disse sager viser, at en klar og utvetydig fraflytningsrapport, understøttet af visuel dokumentation, udgør et stærkt fundament for udlejers krav. Se afgørelsesresumé.

En tredje afgørelse fremstår som et skoleeksempel på, hvordan en udlejer vinder en sag fuldt ud. Her blev lejers indsigelser mod en betydelig flytteopgørelse afvist på alle punkter, herunder malerarbejde, gulvslibning, tømrerarbejde og rengøring. Nævnets begrundelse er en tjekliste for den omhyggelige udlejer. For det første var de formelle krav i lejelovens §§ 90 og 187 om ind- og fraflytningssyn samt frister overholdt. For det andet var hvert enkelt krav tilstrækkeligt dokumenteret og specificeret gennem en sammenligning af ind- og fraflytningsrapporter samt fotodokumentation. For det tredje var udgifternes størrelse dokumenteret via fremlagte fakturaer. Nævnet konkluderede tørt: "Nævnet finder ikke anledning til at anfægte udgiften." Denne sag understreger, at når formalia, dokumentation for behovet og dokumentation for udgiften er på plads, står udlejer juridisk meget stærkt. Læs resumé af den detaljerede afgørelse.

Når dokumentationen svigter: Nævnets skøn og korrektion

I skarp kontrast til de ovennævnte sager står de afgørelser, hvor huslejenævnet griber ind og nedsætter udlejers krav. Disse sager afslører de faldgruber, udlejere skal undgå. I en sag, hvor en lejer kun havde boet i lejemålet i fem måneder, blev udlejers krav på over 11.000 kr. skønsmæssigt nedsat til 5.000 kr. Nævnets begrundelse var todelt og yderst lærerig. For det første havde udlejer "ikke tilstrækkeligt har specificeret alle istandsættelsesarbejderne i fraflytningsrapporten." For det andet, og afgørende, var kravet baseret på et tilbud, ikke en faktura. Nævnet udtaler: "Henset til at arbejdet ikke er dokumenteret ved faktura, men udlejer blot henviser til et indhentet tilbud, finder nævnet, at udgiften til istandsættelsesarbejderne skønsmæssigt skal nedsættes." Dette er en klar påmindelse om, at et tilbud kun er et prisoverslag, ikke dokumentation for en afholdt udgift. Læs resumé af afgørelsen om nedsættelse.

En anden sag viser, at selvom en lejer har underskrevet en fraflytningsrapport, er det ikke en blankocheck for udlejer til at fremsætte urimelige krav. Her blev et rengøringskrav på 7.245 kr. halveret af nævnet. Nævnet anerkendte, at der var et rengøringsbehov i køkken og badeværelse, men fandt, at fotomaterialet ikke understøttede et væsentligt behov i resten af lejemålet. Afgørende var nævnets vurdering af, at en stor del af regningen måtte vedrøre rengøring efter håndværkere, hvilket højst burde tage 2-3 timer. Nævnet leverede en principiel bemærkning: "Uagtet hvad lejer i eventuelt i synsrapporten måtte have forpligtet sig til, vil lejer ikke kunne mødes med et rengøringskrav på 7.245,00 kr." Afgørelsen illustrerer nævnets rolle som en instans, der sikrer rimelighed og proportionalitet, selv når de formelle rammer umiddelbart er på plads. Se resumé af sagen om rengøringskrav.

Lejenedsættelse som sanktion mod passiv udlejer

Udover tvister ved fraflytning viser en afgørelse, hvordan huslejenævnet også agerer i løbende lejeforhold. I en sag, hvor en lejer klagede over flere forhold, fik udlejer medhold i et krav om efterbetaling for el, da lejers indsigelse ikke var tilstrækkeligt begrundet. Til gengæld fik lejer medhold i, at udlejer ikke havde efterlevet et tidligere pålæg om at udbedre køkkengulvet. Som konsekvens heraf anvendte nævnet lejelovens § 114, stk. 2, og idømte en sanktion. Nævnet besluttede, "at lejen midlertidig nedsættes med 300,00 kr. pr. måned, regnet fra den 15/6 2025 at denne nedsættelse vedvarer indtil udgangen af den måned hvor køkkengulvet er udbedret". Sagen er en vigtig påmindelse til udlejere om, at nævnets pålæg skal tages alvorligt, da passivitet kan føre til direkte økonomiske konsekvenser i form af en løbende lejenedsættelse. Læs resumé af afgørelsen om lejenedsættelse.

Praktiske konsekvenser og konklusion

Samlet set tegner disse afgørelser et billede af en praksis, der er stringent, men forudsigelig. For udlejere er budskabet klart: Overhold lejelovens formalia til punkt og prikke, dokumentér lejemålets stand grundigt ved både ind- og fraflytning, specificér kravene klart i fraflytningsrapporten, og basér altid den endelige opgørelse på faktiske fakturaer. For lejere viser sagerne vigtigheden af at deltage aktivt i syn, tage egne billeder og kritisk gennemgå de krav, der fremsættes. Selv en underskrevet rapport er ikke ensbetydende med, at urimelige eller udokumenterede krav kan opretholdes.

Disse afgørelser bekræfter, at huslejenævnene lægger afgørende vægt på bevisbyrden. Den part, der bedst kan dokumentere sit krav eller sin indsigelse, vinder sagen. Mens den veldokumenterede udlejer kan forvente fuld dækning for legitime udgifter, vil nævnet ikke tøve med at udøve sit skøn og beskytte lejere mod krav, der er uspecificerede, udokumenterede eller ude af proportioner.