Ledelse og udbud: Tre nye kendelser om evalueringsskøn, prismodeller og procesbreve

Tre kendelser skærper ledelsens råderum: Ordregivers skøn ved tidsplaners realisme består, allokeringsbaserede timeprismodeller godkendes, og agterskrivelser anses som procesledende – ikke påklagelige.

Ordregivere får bred opbakning til deres skøn – men mindretal advarer om gennemsigtighed. Samtidig bliver procesledelse i regulerede sektorer præciseret.

Overblik: Tre kendelser med styringsværdi for management

Ordregivers evalueringsskøn: Realisme i tidsplan må vægte – også over pris

Kendelsen om Bygningsstyrelsens miniudbud V039 bekræfter den vide ramme for ordregivers kvalitative bedømmelser, når kriteriet og evalueringsmetoden er klart beskrevet. Flertallet lagde vægt på, at underkriteriet "Tid" udtrykkeligt omfattede en vurdering af tidsplanens realisme, og at styrelsen begrundede pointtildelingen med konkrete adresser og KS‑tidsrum. Som nævnet formulerer det: "Jeg finder på den baggrund og efter en samlet vurdering ikke grundlag for at antage, at Bygningsstyrelsens evaluering ikke er foretaget i overensstemmelse med det anførte i miniudbudsbetingelserne, eller at Bygningsstyrelsen ved sin evaluering åbenbart har overskredet grænsen for sit evalueringsskøn eller har handlet usagligt ved evalueringen af tilbuddene." Mindretallet advarer dog om gennemsigtigheden, idet "Uden nærmere vejledning om, hvad der lægges i vurderingen af, om en tidsplan er mere eller mindre 'realistisk' ... har det ikke været gennemskueligt for de bydende, hvad der vil adskille det gode fra det mindre gode tilbud." Læs resumé af kendelsen om miniudbud V039

Ledelsesnote

• Dokumentér erfaringsgrundlaget for realismevurderinger (benchmark-tider, kompleksitet, KS‑flow) i evalueringsprotokollen.
• Formuler tydelig vejledning i udbudsmaterialet om, hvad der typisk gør en tidsplan mere/mindre realistisk.

Evalueringsmodel ved timepriser: Når allokeringen er en konkurrenceparameter

I IT-miniudbuddet om AER-produkt­enheden accepterede nævnet en prisvurdering, hvor leverandørerne selv vægtede centrale og decentrale ressourcer, og hvor den evalueringstekniske timepris var et vægtet gennemsnit baseret på deres egen allokering. Nævnet fastslår, at modellen må afspejle forventede omkostninger ud fra opgaven, som den kendes på udbudstidspunktet, og at mulige ændringer under kontrakten "ikke i sig selv indebærer, at evalueringsmodellen er uegnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud." Derudover gentages udgangspunktet i § 160, stk. 2: En på forhånd klart beskrevet evalueringsmodel, der er gennemsigtig og ligebehandlende, tilsidesættes ikke. Se afgørelsesresumé om evalueringsmodellen i IT-miniudbuddet

Ledelsesnote

• Når allokering gøres til konkurrenceparameter, skal kontraktstyringen efterfølgende sikre, at ændringer håndteres via ændringsreglerne og økonomisk forsvarligt.
• Overvej scenarieeksempler i materialet, men undgå at overkonstruere efter ukendte fremtidige forhold.

Proces og myndighedsledelse: Agterskrivelsen er ikke en afgørelse

Energiklagenævnets afvisning præciserer forvaltningsstyringen: en agterskrivelse, der partshører om niveauinddeling efter energiberedskabsreglerne, er en procesledende handling – ikke en afgørelse – og kan derfor ikke påklages. Nævnet citerer den forvaltningsretlige lære: "Det er nærmere beskrevet i den forvaltningsretlige litteratur, at beslutninger om, at der skal foretages bestemte oplysningsskridt, herunder at en sag sendes i høring, ikke udgør afgørelser i lovens forstand." Læs resumé af Energiklagenævnets afgørelse

Ledelsesnote

• Markér eksplicit i agterskrivelser, at der er tale om høring/udkast, og angiv klart, at endelig afgørelse træffes efter fristens udløb.
• Sørg for stringent datagrundlag og henvisning til tærskelværdier; det forebygger tvister i den efterfølgende afgørelse.

Tværgående tendenser for management og compliance

• Styrket deference: Begge udbuds-kendelser bekræfter, at ordregivere har et bredt ledelsesrum til at vælge og anvende kvalitative kriterier og prismodeller – forudsat klarhed, konsekvens og dokumentation.
• Gennemsigtighed som styringsredskab: Mindretallets kritik i nedrivningssagen illustrerer, at mangel på kalibrering og eksemplificering af "realisme" øger tvistsrisikoen, særligt hvor små pointforskelle afgør udfaldet.
• Kontraktledelse i fokus: Når allokering og timepriser konkurrenceudsættes, flytter en del af økonomistyringen fra udbud til kontraktens ændrings- og prioriteringsstyring.
• Procesdisciplin: I regulerede sektorer skal ledelsen sikre, at procesbreve holdes adskilt fra afgørelser – både sprogligt og processuelt.

Hvad betyder det i praksis? Checklister til ledere

• Udbudsstrategi og design

  • Angiv eksplicit, at "realisme" indgår i underkriteriet, og giv 2–3 illustrative indikatorer (anlægsstørrelse/kompleksitet, ressourceprofil, KS‑bufferdage).
  • Til prismodeller: Beskriv beregningen, afrunding og håndtering af outliers; hvis leverandører vælger allokering, så forklar følgeslutningerne for pointberegningen.

• Evalueringsprotokol

  • Indsæt benchmarks, erfaringskilder og konkrete henvisninger til evalueringspunkter, fx adresser eller delopgaver, der trak vurderingen ned/op.
  • Notér særskilt, hvorfor minimale forskelle i point er sagligt begrundet, når pris vægter lavere end kvalitet/tid.

• Kontraktstyring

  • Bind team/allokering i kontrakten og håndter ændringer via formelle ændringsanmodninger; dokumentér økonomisk konsekvens og proportionalitet.
  • Etabler governance for prioritering/omprioritering og budgetloftsanvendelse – inkl. sporbarhed til evalueret prisstruktur.

Sammenligning af retspraksis – før/nu

Operativt fokus de næste 90 dage

• Udbudsansvarlige: Opdater skabeloner for underkriteriet "Tid" med eksempler på realistiske KS‑intervaller og adresse‑specifikke kompleksitetsfaktorer.
• Indkøbsøkonomi: Kør følsomhedsanalyser på timeprismodeller (central vs. decentral) og udarbejd en ændringshåndbog med standardberegningsark.
• Juridisk/proces: Gennemgå standardbreve, så agterskrivelser tydeligt fremstår som høring; klargør standardafgørelser med retlige henvisninger og tærskeldata.