Management i praksis: Dokumentation, formalia og governance – fra underkendt FMI-rammeaftale til huslejesager om flyttesyn og ugyldige kontrakter
Afgørelser skærper krav til management: Klagenævnet erklærer FMI-rammeaftale uden virkning efter ændring af grundlæggende elementer, og huslejenævnene afskærer istandsættelseskrav pga. formalia og ugyldige kontrakter.
Nye afgørelser viser, at styring og dokumentation ikke er formaliteter, men forretningskritiske discipliner: Fra en erklæret ugyldig forsvarsrammeaftale til huslejetvister om flyttesyn og ugyldige typeformularer.
Overblik: Styring, dokumentation og governance på tværs af sektorer
De seneste afgørelser skærper ledelsens ansvar for processer og beviskæder: Klagenævnet for Udbud har erklæret en større forsvarsrammeaftale uden virkning for ændringer af grundlæggende elementer, mens huslejenævnene gentager det ubønhørlige budskab: Mangler i flyttesyn, rapportering og kontraktgrundlag koster – ofte hele kravet. Analysen her bygger på de fulde afgørelsestekster; de indlagte links henviser til korte resuméer på Lovguiden.
Ejendomsdrift: Formalia som styringsværktøj
Huslejenævnet i Vejle slår rutinerent fast, at udlejers istandsættelseskrav bortfalder ved manglende overholdelse af flyttesynsformalia. Nævnet skriver: "Huslejenævnet finder ikke [...] at udlejer har indkaldt lejer til et fraflytningssyn den 21. maj 2025 [...] formalia heller ikke er opfyldt [...] jf. lejelovens § 187, stk. 4. [...] udlejers krav på istandsættelse bortfalder, jf. lejelovens § 187, stk. 5." Den procesfejl udløser også nævnsgebyr. Læs resumé af afgørelsen
I en anden sag tabte udlejer 122.013,29 kr., fordi skriftlig indkaldelse til flyttesyn ikke kunne dokumenteres. Nævnet konstaterede: "[D]er er en helt central forudsætning [...] at udlejer har indkaldt lejer til flyttesynet [...] Udlejer har [...] ikke leveret denne dokumentation [...] Nævnet kan [...] ikke drage anden konklusion, end, at udlejer har fortabt alle istandsættelseskrav [...] jf. lejelovens § 187, stk. 5." Se afgørelsesresumé
Kontraktdisciplin: Ugyldige typeformularer og ikke-underskrevne aftaler
Nævnet pålagde i en omfattende vedligeholdelsessag udlejer pligten for havearbejde og udbedringer, fordi kontrakten byggede på en udløbet typeformular: "Den anvendte typeformular mistede sin autorisation den 1/10 2015. Konsekvensen er, at afkrydsningen i § 8 [...] ikke er gyldig [...] Lejerettens udgangspunkt er, at al vedligeholdelse [...] påhviler udlejer." Læs resumé af afgørelsen
Ugyldig typeformular A9 havde tilsvarende konsekvens i Hjørring-sagen: "Konsekvensen heraf er, at lejeaftalen er ugyldig og at de almindelige bestemmelser i lejeloven finder anvendelse, herunder at udleje har den indvendige vedligeholdelse [...] og derfor ikke kan gøre et istandsættelseskrav gældende." Se afgørelsesresumé
Hvor der slet ikke forelå en underskrevet lejekontrakt, lagde nævnet det almindelige udgangspunkt til grund og afskar krav om ekstra husleje ved fraflytning begrundet i eget brug: "de facto ikke foreligger en gyldig lejekontrakt [...] udlejer [...] ikke kan gøre et istandsættelseskrav [...] [og] udlejer ikke kan gøre krav på en ekstra måneds husleje [...] allerede fordi, at udleje selv vil benytte det lejede." Læs resumé af afgørelsen
Forbrug og data: Dokumentation før sanktion
I en sag om varme- og vandregnskab fastholdt nævnet beskedne påligninger, men udstedte et klart styringskrav for fremtiden: "påligningerne så beskedne, at nævnet ikke skønsmæssigt vil nedsætte udlejers krav [...] For så vidt angår de kommende regnskaber for 2025, vil lejer [...] have krav på, at de [...] elektronisk aflæste målere, dokumenteres at dække lejers bolig. Denne påvisning skal ske via udlejers mellemkomst." Se afgørelsesresumé
Adgang og governance: Masternøgle uden aftale er ikke management—det er misligholdelse
Nævnet slog fast, at udlejer ikke må have A-nøgle til lejers bolig uden aftale: "udlejer er uberettiget til at have nøgleadgang til lejers bolig, når ikke foreligger aftale herom, uagtet det kan forekomme som en fordel" – et spørgsmål om governance, kontrol og respekt for kap. 11-regimet. Læs afgørelsesresumé
Offentlige indkøb: Forhandlingsrum har grænser
Klagenævnet for Udbud konstaterede, at FMI ændrede grundlæggende elementer under forhandlingerne om læssemaskiner og erklærede rammeaftalen uden virkning. To forhold var afgørende: Fravigelse af mindstekrav (totalvægt/akseltryk) ved L90H og ændret prisstruktur fra faste priser til et prisoverslag med genforhandling. Nævnet skriver bl.a.: "Ved at acceptere Volvos tilbud på [...] L90H [...] fraveg FMI et mindstekrav [...] Dette udgjorde en ændring af et grundlæggende element. [...] De gennemførte ændringer i prisstrukturen [...] blev anset for at have væsentlig betydning for potentielle tilbudsgiveres overvejelser." Rammeaftalen blev erklæret uden virkning, og der blev fastsat økonomisk sanktion. Se afgørelsesresumé
Ledelseslæring
- Forhandlingsforløb må ikke resultere i fravigelse af mindstekrav uden re-udbud.
- Prisstrukturer er grundlæggende; skift fra faste priser til cost-plus med revisionsret er en ændring, der påvirker konkurrencen – det kræver ny konkurrenceudsættelse.
- Indbyg procedurer for løbende legal review af forhandlingsoplæg vs. udbudsgrundlag.
Tilskudsforvaltning: Sanktion skal være den rigtige – og udmåles efter regelhierarkiet
Miljø- og Fødevareklagenævnet ophævede en tilbagebetalingsafgørelse, fordi styrelsen havde anvendt forkert sanktionshjemmel: "bekendtgørelsens § 23 er til hinder for, at styrelsen kan nedsætte for manglende anmodning om slutudbetaling efter [...] § 22, stk. 2, når klager ligeledes ikke har afsluttet projektet efter [...] § 21, nr. 4." Nævnet pegede også på mulig forældelse ved vurdering af projektets slutdato og 90-dagesreglen. Se afgørelsesresumé
Tendenser og styringspointer
| Område | Kernen i praksis | Typisk management-fejl | Styringsgreb |
|---|---|---|---|
| Ejendomsdrift (flyttesyn) | Formalia i § 187 er dispositive for krav | Manglende skriftlig indkaldelse/rapport | Tidsstempling, skabeloner, bevisarkiv |
| Kontrakter | Ugyldig/udløbet formular annullerer klausuler | Brug af A8/A9 eller ikke-underskrevne aftaler | Kontraktbibliotek, versionskontrol, to-leddet sign-off |
| Forbrugsdata | Dokumenter målerkobling; klagevejledning | Uklare målernumre; manglende vejledning | Datamapping, leverandør-SLA, compliance check |
| Governance (adgang) | Aftale og hjemmel før nøgler/adgang | Masternøgle uden aftale | Adgangspolitik, logning, samtykke |
| Offentlige udbud | Mindstekrav og prisstruktur er grundlæggende | Forhandling, der reelt ændrer udbudsgrundlag | Gate-reviews, jurist ved bordet, change-control |
| Tilskud | Rette hjemmel og korrekt fristberegning | Forkert paragraf/forældelsesstart | Sanktionsmatrix, legal QA, datoautomatik |
Praktiske konsekvenser for ledere og administratorer
- Indfør bevis-pakker: For hvert flyttesyn samles indkaldelse, kvittering, fotos, rapport og afsendelseslog i én sagspakke.
- Brug kontraktintelligens: Bloker automatisk for brug af udløbne typeformularer og manglende e-signaturer.
- Gør datakæder revisionsklare: Kortlæg målernumre til lejemål og få tredjepartsleverandører (fx Brunata) kontraktuelt forpligtet på dokumentation.
- Adgangsgovernance: Aftalegrundlag + sporbarhed før enhver nøgleadgang.
- Udbud: Fastlæg en "no change of fundamentals"-tjekliste (mindstekrav, pris, scope) med obligatorisk re-udbuds-trigger.
- Tilskud: Implementér sanktionsmatrix efter bekendtgørelsens hierarki (før § 22, vurder § 21 og § 23) og automatisér fristberegning/forældelsestjek.
Detaljer i sagerne – hvad gjorde forskellen?
I ejendomsdriften var det små, men afgørende, fejltrin: Et manglende indkaldelsesbevis eller en forældet kontraktversion. I det offentlige indkøb var det forhandlingsændringer på mindstekrav og prisstruktur. I tilskudsforvaltning var det det forkerte juridiske værktøj. Når processerne ikke styres, bliver retten styringsmekanismen – med dyr læring.
