Skift fra månedlig til kvartalsvis periodisering og forenklet afvigelsesforklaringer præger statens nye budgetvejledning og cirkulære. Apotekere skal desuden efterleve skærpede regnskabskrav og have revisorerklæring ved anden erhvervsdrift.
De seneste revisionstunge opdateringer fra december 2025 trækker i to retninger, som alligevel hænger sammen: I staten lægges der op til færre, mere ledelsesrettede forklaringer og mindre finmasket periodisering, mens apotekernes regnskabsregler strammes på et helt konkret punkt, nemlig dokumentationen for, at apoteksøkonomien holdes adskilt fra anden erhvervsdrift.
Mindre støj men skarpere krav
Set fra et revisions- og complianceperspektiv er fællesnævneren tydelig: Mindre “støj” i styringen, men skarpere krav til sporbarhed der, hvor risikoen for sammenblanding er størst.
Det afgørende skifte er ikke, om der følges op, men hvor præcist, hvor ofte og på hvilket niveau der skal forklares og dokumenteres.
Statens budgettering bliver mere koncernorienteret og mindre finmasket
Den reviderede vejledning om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning lægger op til en markant forenkling i det løbende økonomiarbejde i staten ved tre greb: kvartalsvis periodisering som minimum på hovedkonti med bevilling, én samlet koncernfælles ledelsesberetning på departementsniveau i stedet for separate virksomhedsberetninger, samt et ændret fokus i afvigelsesforklaringerne, hvor forklaringspligten flyttes fra systematisk hovedkontoforklaring til forklaring af de største bevægelser i koncernen.
Harmonisering med Økonomistyrelsens koncept
I praksis harmonerer retningen med Økonomistyrelsens generelle koncept, hvor ledelsesberetningen og datatræk fra fælles systemer skal gøre opfølgningen mere analytisk og mindre skabelonpræget. (oes.dk)
Læs mere her: Lovguiden – Vejledning om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning
Cirkulæret strammer rammerne men gør opfølgningen mere styrbar i praksis
Det reviderede cirkulære fastlægger samtidig den formelle ramme for bl.a. grundbudgetter, prognoser og budgetkorrektion og cementerer den koncernlogik, der nu skal bære opfølgningen: Departementet koordinerer på tværs af ministerområdet, og den løbende prognosticering knyttes til de kvartalsvise koncernopfølgninger. Samtidig er “negativ budgetkorrektion” tydeliggjort som et aktivt styringsværktøj med klare loftsgrænser (procentlofter afhængigt af bevillingstype) og krav om udmøntning inden for året, hvilket i praksis flytter en del af revisionsopmærksomheden fra om der følges op til hvordan korrektionen dokumenteres og kan forklares konsistent på tværs af grundbudget, prognoser og udgiftsopfølgning. (oes.dk)
Læs mere her: Lovguiden – Cirkulære om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning
Overblik over ændringerne i statens opfølgning
| Tema | Tidligere praksis som mange institutioner har arbejdet efter | Nyt hovedgreb i 2025-opdateringen | Typisk revisionsmæssig “pain point” |
|---|---|---|---|
| Periodisering | Ofte månedlig og detaljeret | Minimum kvartalsvis på relevante hovedkonti | Kontrolspor mellem intern budgetstyring og koncernrapportering |
| Ledelsesberetning | Flere virksomhedsberetninger | Én koncernfælles ledelsesberetning | Ensartethed i forklaringer på tværs af styrelser |
| Afvigelsesforklaringer | Forklaring “nedefra” pr. hovedkonto | Fokus på de største bevægelser i koncernen | Dokumentation for, hvorfor netop disse bevægelser er “væsentlige” |
Hvad betyder det for økonomifunktionen og revisor i staten
For institutionerne bliver gevinsten typisk mindre mekanisk rapportering, men det øger også kravet til, at man har styr på, hvad der driver afvigelserne, når forklaringerne skal være mere selektive. Økonomistyrelsen beskriver i sit udgiftsopfølgningskoncept, at ledelsesberetningen og BI-rapporteringen netop skal understøtte en mere datadrevet, ledelsesrettet opfølgning. (oes.dk)
For revision og intern kontrol flytter fokus ofte til:
- om væsentlighedskriterier og udvælgelse af “største bevægelser” er konsistente og kan efterprøves,
- om periodiseringen (nu mindst kvartalsvis) stadig giver et retvisende styringsbillede,
- om dokumentationen omkring budgetkorrektioner kan følges fra beslutning til udmøntning.
Apotekernes regnskab får skærpet skel mellem apoteksdrift og anden virksomhed
Den nye bekendtgørelse om apotekeres og apotekerkæders aflæggelse af regnskab skærper især kravene til adskillelse og dokumentation, når apotekeren driver anden virksomhed under samme CVR-nummer: Hvis apotekeren oplyser, at der drives anden virksomhed end apoteksdrift, skal apoteksregnskabet behandles af en godkendt revisor, og revisor skal afgive en erklæring om, at revisor har iagttaget adskillelse mellem apoteksregnskabet og den øvrige aktivitet, som indsendes sammen med regnskabet. Bekendtgørelsen fastholder samtidig en række strukturelle krav, der i praksis øger granulariteten i afgrænsningen, herunder selvstændige regnskaber pr. filial og særskilte opgørelser/fordelingsnøgler i de tilfælde, hvor der forekommer aktiviteter, som skal holdes økonomisk ude af apoteksregnskabet. Lægemiddelstyrelsen understøtter i praksis regnskabsindberetningen med vejledninger og skabeloner, herunder en særskilt skabelon til revisorerklæring ved drift af anden virksomhed end apotek. (laegemiddelstyrelsen.dk)
Læs mere her: Lovguiden – Bekendtgørelse om apotekeres og apotekerkæders aflæggelse af regnskab
Hvorfor revisorerklæringen er et nøglepunkt
Kravet rammer et klassisk revisionsproblem: når flere aktiviteter deler CVR-nummer, bankforbindelser, personale, lokaler eller fælles omkostninger, stiger risikoen for, at apotekets indtægter/omkostninger utilsigtet påvirkes af anden drift, eller at fordelingen ikke kan dokumenteres. Her bliver revisorerklæringen ikke bare et bilag, men et kontrolpunkt for, om apotekeren har etableret en praksis, der kan forklares og efterprøves.
Som ramme for selve erklæringsafgivelsen er det samtidig værd at huske, at danske regler for godkendte revisorers erklæringer opstiller forventninger til revisors arbejde og formuleringer afhængigt af erklæringstype og grundlag. (erhvervsstyrelsen.dk)
Praktisk tjekliste for apotekere med sideaktiviteter under samme CVR-nummer
Nedenstående er typiske tiltag, der gør det væsentligt lettere at komme igennem revisors behandling uden gentagne “omposteringer” og efterslæb i dokumentationen:
-
Kontoplan og sporbarhed
- Særskilte konti til anden virksomhed og til fællesomkostninger
- Fast praksis for bilagsmærkning og periodisering
-
Fordelingsnøgler der kan forklares
- Dokumentér hvorfor nøglen afspejler de faktiske forhold (fx timer, areal, transaktioner)
- Lås nøglerne for regnskabsåret, så de ikke “justeres” bagudrettet uden notatspor
-
Adskilt indtægtsstrøm hvor muligt
- Overvej særskilt fakturering, særskilte salgsrapporter og tydelig afstemning mellem driftssystem og bogføring
-
Forbered erklæringspakken
- Hav oversigt klar over hvilke aktiviteter der udgør “anden virksomhed”
- Saml dokumentation for de vigtigste afstemninger og fordelinger, så revisors stikprøver kan udføres effektivt
For apotekere, der allerede i dag har sideaktiviteter under samme CVR-nummer, er det mest effektive startpunkt typisk at få lavet en kort, skriftlig afgrænsningsnote til intern brug med kontoplan, fordelingsnøgler og afstemningsrutiner, og derefter teste den på et kvartal, før den bruges konsekvent i den endelige regnskabsaflæggelse.
